Después de la entrega: qué mantenimiento pactar con tu empresa de desarrollo de software con IA en Mallorca y Baleares

Casi todas las conversaciones con una empresa de desarrollo de software con IA giran alrededor del proyecto: qué se va a construir, cuánto tarda y cuánto cuesta. Pero en un software que usa inteligencia artificial, el día de la entrega no es el final. Es el momento en que empieza a trabajar con datos reales, clientes reales y errores reales.

Un programa tradicional, si nadie lo toca, suele seguir haciendo lo mismo. Un sistema con IA puede empeorar sin que cambie una sola línea de código: cambian los documentos que recibe, cambia el proveedor del modelo, cambian las preguntas de los clientes o simplemente crece el volumen. Por eso conviene pactar el mantenimiento antes de firmar, no cuando aparece el primer problema.

En este artículo repasamos qué debe incluir ese acuerdo, cómo saber si se está cumpliendo y qué preguntas hacer, pensando en empresas de Mallorca, Ibiza, Menorca y el resto de Baleares.

Un ejemplo para aterrizarlo

Usaremos un caso hipotético: una gestoría de Palma encarga una herramienta que lee las facturas que le envían sus clientes por correo, extrae proveedor, fecha, base imponible e IVA, y las deja preparadas para que una persona las revise y las contabilice.

Los primeros meses funciona bien. Pero en temporada alta entran muchas más facturas de negocios de hostelería, aparecen tiques escaneados con el móvil y facturas en inglés y alemán de proveedores extranjeros. Nadie ha tocado el código y, aun así, la herramienta se equivoca más. Este es exactamente el tipo de situación que un buen acuerdo de mantenimiento tiene que prever.

Las cinco cosas que se desgastan en un software con IA

1. La calidad de las respuestas

Es lo más importante y lo que menos se mide. Pide que el proyecto incluya un conjunto de pruebas propio: una colección de casos reales (anonimizados si hace falta) con la respuesta correcta. En la gestoría serían, por ejemplo, unas decenas de facturas variadas con los datos que se deberían extraer.

Ese conjunto sirve para comprobar, cada cierto tiempo y tras cada cambio, si el sistema acierta igual, más o menos que antes. Sin él, «funciona bien» es una opinión.

2. El modelo de IA

La mayoría de herramientas usan modelos de terceros. Esos modelos se actualizan, cambian de precio o se retiran. El acuerdo debería dejar claro:

• Quién vigila los avisos del proveedor sobre versiones que van a dejar de estar disponibles.
• Que antes de cambiar de modelo se pasa el conjunto de pruebas y se te enseña el resultado.
• Si el software está preparado para cambiar de proveedor sin rehacerlo entero.

3. Los costes de uso

Además del mantenimiento, un software con IA tiene un coste variable: cada documento o conversación procesada consume. En un negocio de temporada, como tantos en Baleares, ese consumo puede multiplicarse en verano. Pide:

• Un panel o informe mensual con el consumo y su coste.
• Límites y alertas configurados para que un pico o un error no se convierta en una factura inesperada.
• Que se acuerde quién paga ese consumo y a nombre de quién está la cuenta del proveedor.

4. Los datos y las instrucciones

Las instrucciones que se le dan al modelo, los ejemplos que usa y los documentos de referencia (tarifas, catálogos, políticas) cambian con el negocio. Decide quién puede actualizarlos y cómo: si tu equipo puede editar parte de ese contenido desde un panel, dependerás menos de la empresa de desarrollo para cosas pequeñas.

5. Las integraciones

El software con IA casi nunca vive solo: se conecta al correo, al CRM, a la contabilidad, a WhatsApp o a la web. Cuando una de esas piezas cambia su forma de conectarse, la integración se rompe. El acuerdo debe decir si arreglar eso entra en el mantenimiento o se presupuesta aparte.

Qué debería poner el acuerdo de mantenimiento

No hace falta un contrato de cincuenta páginas. Basta con que cubra estos puntos de forma concreta:

1. Revisiones periódicas de calidad. Cada cuánto se pasa el conjunto de pruebas y quién te envía el resultado.
2. Registro de errores. Dónde se apuntan los fallos que detecta tu equipo y en cuánto tiempo se responden, distinguiendo entre «la herramienta está caída» y «esta factura la ha leído mal».
3. Cambios incluidos y no incluidos. Qué se considera mantenimiento (ajustar instrucciones, actualizar el modelo, arreglar una integración) y qué es una mejora nueva que se presupuesta.
4. Control de costes. Límites de consumo, alertas y quién las recibe.
5. Seguridad y datos. Dónde se guardan los documentos, cuánto tiempo, y qué se envía al proveedor del modelo.
6. Salida. Qué te entregan si dejas de trabajar con esa empresa: código, instrucciones, conjunto de pruebas y documentación.

Cómo saber si el mantenimiento se está haciendo

Un acuerdo sin seguimiento acaba siendo una cuota que se paga por inercia. Unas cuantas señales sencillas:

• Recibes un informe breve con regularidad, aunque sea para decir que todo sigue igual.
• Cuando cambias algo del negocio (una tarifa, un nuevo idioma, un nuevo tipo de cliente), hay un procedimiento claro para trasladarlo al sistema.
• Los errores que tu equipo reporta se convierten en casos nuevos del conjunto de pruebas, para que no se repitan.
• Antes de cualquier cambio de modelo te enseñan la comparación con el anterior.

En la gestoría del ejemplo, la solución al problema de temporada no sería «reprogramar todo», sino añadir tiques y facturas en otros idiomas al conjunto de pruebas, ajustar las instrucciones y verificar con números que el porcentaje de aciertos vuelve a su nivel.

Preguntas para hacer antes de firmar

Si estás comparando propuestas, estas preguntas separan bastante bien a unas empresas de otras:

• ¿Cómo vais a medir que la IA sigue funcionando bien dentro de seis meses?
• ¿Qué pasa si el proveedor del modelo retira la versión que usamos?
• ¿Cómo voy a ver lo que gasto en IA cada mes?
• ¿Qué puedo cambiar yo sin llamaros?
• ¿Qué me lleváis si mañana cambio de proveedor?

Si las respuestas son vagas, es probable que el mantenimiento también lo sea.

Criterios para decidir cuánto mantenimiento necesitas

No todos los proyectos necesitan lo mismo. Como orientación:

• Uso interno y poco volumen (un asistente que redacta borradores que siempre revisa una persona): revisiones espaciadas y soporte bajo demanda pueden bastar.
• Uso diario en un proceso del negocio (facturas, presupuestos, reservas): revisiones periódicas de calidad, control de costes y respuesta rápida a errores.
• Contacto directo con clientes (chatbot, respuestas automáticas en varios idiomas): todo lo anterior, más vigilancia de conversaciones y un relevo humano bien definido, sobre todo en temporada alta.

Cómo lo planteamos en Derek Solutions

Cuando desarrollamos software con inteligencia artificial para empresas de Mallorca y Baleares, el mantenimiento forma parte de la conversación desde el principio: qué medimos, cómo controlamos el consumo y qué queda a tu nombre. Puedes ver cómo trabajamos en nuestra página de inteligencia artificial y automatización en Mallorca y, si el proyecto es más amplio, en desarrollo de software a medida en Palma.

¿Tienes ya una herramienta con IA en marcha o estás a punto de encargarla? Escríbenos a derek@dereksolutions.com o llámanos al +34 680 283 973 y revisamos contigo qué mantenimiento tiene sentido para tu caso.