¿Compensa automatizar este proceso? Cómo hacer las cuentas antes de contratar una empresa de automatización de procesos con IA en Mallorca

Casi todas las conversaciones sobre automatización empiezan igual: «esto nos quita muchísimo tiempo». Puede que sea verdad, pero «muchísimo» no sirve para decidir. Antes de hablar con una empresa de automatización de procesos con IA conviene llegar con algo más sólido: cuánto cuesta hoy el proceso, cuánto costaría automatizado y qué parte del trabajo seguirá siendo humana.

Este artículo no va de elegir herramientas ni de qué tareas no automatizar. Va de hacer las cuentas con tus propios datos, en una hoja sencilla, para que la decisión sea tuya y no del entusiasmo del momento. Sirve igual para una empresa de Palma que para una de Ibiza, Menorca o cualquier punto de Baleares.

Por qué las cuentas suelen salir mal

Hay tres errores que se repiten:

• Se estima el tiempo de memoria. Nadie sabe cuánto tarda de verdad en una tarea que hace a ratos entre llamadas.
• Se olvida lo que queda tras automatizar. Revisar, corregir y atender los casos raros también cuesta tiempo.
• Se compara solo con el precio del proyecto. Una automatización con IA tiene costes que siguen después: uso del modelo, mantenimiento y ajustes cuando cambia algo.

Si corriges estos tres puntos, la mayoría de las decisiones se vuelven bastante obvias.

Paso 1: mide el proceso tal como es hoy

Elige un solo proceso y mídelo durante dos semanas normales (en Baleares, evita medir justo en la semana más tranquila o la más loca de la temporada, o te saldrá un retrato falso). Apunta, caso por caso:

1. Cuántas veces ocurre al día o a la semana.
2. Cuánto tarda cada vez, con un cronómetro o anotando hora de inicio y fin.
3. Quién lo hace y cuánto le cuesta a la empresa una hora de esa persona.
4. Cuántas veces sale mal y qué pasa entonces: un pedido equivocado, una factura repetida, un cliente que espera.
5. Cuántos casos son raros: datos que faltan, formatos distintos, peticiones que no encajan.

No necesitas un software especial. Una hoja de cálculo compartida con cinco columnas basta. Lo importante es que los datos sean de casos reales, no de lo que creemos que pasa.

Paso 2: calcula el coste actual

Con lo medido, el coste mensual del proceso se calcula así:

• Tiempo: número de casos al mes × minutos por caso ÷ 60 × coste por hora.
• Errores: número de errores al mes × lo que cuesta arreglar cada uno (tiempo de corrección, descuentos, envíos repetidos).
• Retrasos: si el proceso lento hace perder ventas o reservas, apúntalo aparte. Es más difícil de medir, así que no lo sumes a ciegas; úsalo como argumento secundario.

Paso 3: estima el coste después de automatizar

Aquí está la parte que casi nadie hace. Un proceso automatizado con IA no baja a cero. Pregunta y apunta:

• Revisión humana: ¿quién revisa lo que hace la IA y cuánto tarda por caso? Al principio conviene revisar todo; luego, solo una muestra o los casos dudosos.
• Excepciones: los casos raros que contaste en el paso 1 seguirán llegando a una persona. Calcula su tiempo como hoy.
• Coste de uso: el modelo de IA, las integraciones y el alojamiento se pagan cada mes. Pide a la empresa que te lo estime con tu volumen real, no con uno genérico.
• Mantenimiento: cuando cambia un formulario, un proveedor o tu programa de gestión, la automatización hay que ajustarla. Pregunta cómo se cobra.

Paso 4: compara y calcula cuándo se recupera

El ahorro mensual es el coste actual menos el coste después de automatizar. Si divides el precio del proyecto entre ese ahorro, tienes los meses que tardas en recuperarlo. Haz la cuenta en tres versiones: optimista, realista y pesimista (por ejemplo, con más excepciones de las previstas). Si solo sale bien en la versión optimista, espera o reduce el alcance.

Un ejemplo hipotético

Imagina una distribuidora de bebidas en Inca que recibe pedidos de bares y restaurantes por correo y WhatsApp. Una persona de administración los pasa a mano al programa de gestión. Los números que siguen son inventados para el ejemplo; los tuyos serán otros.

• Durante dos semanas cuentan unos 40 pedidos al día, de unos 6 minutos cada uno, y algún error de cantidad o referencia cada semana.
• Al automatizar, la IA lee el mensaje, propone el pedido y la persona lo confirma en menos de un minuto. Los pedidos con productos nuevos o mensajes confusos (digamos uno de cada diez) siguen haciéndose a mano.
• En temporada alta el volumen sube y el ahorro crece; en invierno baja. Por eso hacen la cuenta con el volumen medio del año, no con el de agosto.

Con esa hoja, la conversación con la empresa cambia: ya no se pregunta «¿cuánto cuesta automatizar los pedidos?», sino «con este volumen y estas excepciones, ¿cuánto cuesta y cuánto pagaremos de uso al mes?».

Criterios para decidir

Suele compensar cuando:

• El proceso se repite mucho y casi siempre igual.
• Los errores cuestan dinero o clientes.
• Las excepciones son una minoría clara.
• El ahorro se recupera en un plazo que tu empresa considera razonable incluso en la versión realista.

Suele no compensar, o no todavía, cuando:

• El proceso cambia cada pocas semanas.
• Ocurre pocas veces al mes.
• Antes hay que ordenar los datos (clientes duplicados, referencias sin código, hojas sueltas). A veces lo rentable es eso primero.

Qué pedir a la empresa con tus números en la mano

• Una estimación del coste mensual de uso con tu volumen y en temporada alta.
• Cómo se revisan los casos dudosos y quién decide qué es dudoso.
• Una prueba con casos reales tuyos antes de comprometer el proyecto completo.
• Qué informe recibirás para comprobar el ahorro: casos procesados, revisados, corregidos y excepciones.

Si una propuesta no puede responder a esto, todavía no tienes con qué comparar.

Siguiente paso

En Derek Solutions trabajamos con empresas de Mallorca y Baleares en automatización con IA y, cuando hace falta conectar con tus programas, en software a medida. Si ya tienes medido un proceso, o quieres ayuda para medirlo, escríbenos a derek@dereksolutions.com o llámanos al +34 680 283 973 y hacemos las cuentas contigo antes de proponerte nada.